Aplicación de la apostilla en el Registro de Sociedades

Suprimen exigencia de legalizar documentos públicos extranjeros

Existen varias formalidades que deben ser tomadas en cuenta

Nilo Arroba Ugaz Registrador Público

Con fecha 30 de setiembre de 2010 entró en vigencia para el Perú el Convenio que suprime la exigencia de legalización de los documentos públicos extranjeros, aprobado mediante la Resolución Legislativa N° 29445.

Por ende es de vital importancia proporcionar algunos alcances sobre la aplicación de dicha norma jurídica en el Registro de Sociedades, de modo tal que los actos jurídicos contenidos en los documentos otorgados en el extranjero puedan acceder de forma oportuna y rápido al registro público.

Regulación

El artículo 5° del Título Preliminar del Reglamento del Registro de Sociedades (RRS), establece como requisito para la inscripción de actos en virtud de documentos otorgados en el extranjero, que dichos instrumentos se encuentren “legalizados conforme a las normas de la materia”.

Ahora bien, la legalización de los documentos otorgados en el extranjero se encuentra normada, de un lado, por el Reglamento Consular del Perú, aprobado mediante Decreto Supremo N° 076-2005-RE, y del otro, por el referido convenio; pudiéndose generar una supuesta confusión entre los usuarios de los Registros Públicos.

Debe advertirse que el común denominador entre ambas normas jurídicas es la de otorgar fe pública exclusivamente sobre la identidad del emisor del documento extranjero que contiene el acto jurídico que se va incorporar al registro, por lo que la legalización del documento extranjero, sea cual fuese la norma aplicable, no implica de modo alguno la validez del acto en cuestión.

Legalización

La legalización de los documentos otorgados en el extranjero, a través del Reglamento Consular del Perú, implica una concatenación de legalización de firmas, que a efecto de su cabal entendimiento es menester dividirlas en las legalizaciones que se efectúan en el país extranjero donde se otorga el documento y la que se realiza en el Perú. Así, la legalización en el extranjero siempre debe iniciarse con la certificación de la firma del otorgante del documento, continuando con la certificación de firmas efectuada por las autoridades competentes de cada país y culminando con la legalización de firma que realiza el Cónsul del Perú en dicho país extranjero. En el Perú, compete al Ministerio de Relaciones Exteriores legalizar la firma del referido cónsul.

A diferencia de lo indicado, la legalización de los documentos otorgados en el extranjero, mediante el Convenio que suprime la exigencia de legalización de los documentos públicos extranjeros, se realiza exclusivamente en el país extranjero donde se otorga el documento, iniciándose con la certificación de la firma del otorgante del documento, interviniendo, de ser el caso, las autoridades competentes del país extranjero y culminando con una apostilla.

La apostilla es la única formalidad que puede exigirse para certificar la autenticidad de la firma del otorgante del documento y se impone por la autoridad designada por cada Estado contratante, sobre el propio documento o sobre una prolongación del mismo, acomodándose al modelo establecido en el acotado Convenio.

 Ante la legalización de los documentos otorgados en el extranjero mediante el Reglamento Consular del Perú, la aplicación de la apostilla implica una simplificación administrativa, toda vez que en el proceso de concatenación de firmas legalizadas no es necesario que intervenga el Cónsul del Perú en el país extranjero, ni el Ministerio de Relaciones Exteriores del Perú, asumiendo el legislador que dicha simplificación se trasluce en un ahorro de tiempo y dinero.

Aplicación de normas

Respecto a la aplicación de las normas jurídicas se debe tener en consideración que el Convenio que suprime la exigencia de legalización de los documentos públicos extranjeros rige entre los Estados contratantes, con excepción de la República Federal de Alemania y la República Helénica, las cuales presentaron objeciones sobre la adhesión del Perú al referido convenio. La relación de los 95 países que aceptan la apostilla expedida en el Perú se puede apreciar en la página web del Ministerio de Relaciones Exteriores del Perú.

En tal sentido, si el documento que contiene el acto que se pretende inscribir en el Registro de Sociedades ha sido otorgado en el territorio de un Estado contratante, será aplicable el  Convenio que suprime la exigencia de legalización de los documentos públicos extranjeros; de lo contrario, la legislación aplicable será el Reglamento Consular.

Consideraciones

Para la solicitud de inscripción  en el Registro de Sociedades  de actos contenidos en documentos extranjeros se debe tener en consideración lo siguiente:

1 El Convenio que suprime la exigencia de legalización de los documentos públicos extranjeros entró en vigencia para el Perú el 30 de setiembre de 2010, por lo que la presentación ante dicho registro de documentos extranjeros apostillados con anterioridad a dicha fecha carecen de valor.

2 Todos los documentos no pueden ser apostillados, encontrándose excluidos aquellos que son emitidos por los agentes diplomáticos o consulares, así como los documentos administrativos que se refieran directamente a una operación mercantil o aduanera. 

3 Si la apostilla ha sido expedida en idioma diferente al español, debe ser presentada al registro traducida a este idioma, conforme a la norma de la materia.

4 El único efecto de la apostilla es certificar la autenticidad de la firma del otorgante del documento extranjero; por lo que esta no implica la validez del acto contenido en dicho documento, ni lo convalida.

Fuente: Diario El Peruano